5 points clés pour les message d'accueil téléphonique de la messagerie vocale

Nous avons tous appelé des hotlines d'entreprise différentes, juste pour être mis en attente ; sans fin, semble-t-il parfois.

Il peut sembler que les téléphones, les messages vocaux et les messages d'attente sont obsolètes à l'ère des téléphones mobiles et des options de communication plus rapides.

Après tout, tout n'est-il pas sur Internet maintenant ? Quelle est la pertinence des messages répondeurs de la messagerie vocale téléphonique lorsque l'on peut simplement rechercher sur Google toutes les informations dont ils ont besoin.

Les messages vocaux sont toujours, en fait, essentiels pour les entreprises, grandes ou petites.

Une étude révèle que jusqu'à 60 % des clients appellent les marques locales qu'ils trouvent sur Google. Cela signifie que les messages téléphoniques ont toujours une importance immense.

Les salutations professionnelles représentent votre marque lorsque votre personnel est absent ou occupé. Ils sont souvent le premier point de contact entre des potentiels ou nouveaux clients à votre entreprise.

Les entreprises doivent comprendre que chaque fois qu'un client appelle, vous avez l'occasion de brancher une publicité de votre marque, même si personne ne répond à l'appel.

Les appelants s'attendent à être mis en attente pendant au moins 5 minutes chaque fois qu'ils appellent une hotline de l'entreprise.

C'est une opportunité marketing que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer pour votre marque.

Les annonces d' accueil répondeur sont la façon dont vous démarrez la conversation et convertissez les clients potentiels cherchant à obtenir des informations, en clients fidèles à la marque.

Saluer les clients existants avec des salutations pertinentes et bien enregistrées qui répondent à l'objectif de leur appel est également un excellent moyen de servir vos clients lorsque vous n'êtes pas au téléphone et de fidéliser les clients.

Après tout, qu'avez-vous fait la dernière fois que vous avez été appelé pour connaître l'heure d'ouverture d'une entreprise locale et que vous avez reçu les redoutables bips de « téléphone engagé » au lieu d'un message vocal qui fournissait des informations ?

Cela peut être un obstacle majeur pour votre marque, pour tous les clients, potentiels ou actuels.

Avez-vous attendu et appelé à nouveau, ou, très probablement, avez-vous amené votre entreprise à une marque qui s'adresse à ses clients ?

C'est la différence que les messages d' attentes téléphoniques peuvent faire dans vos taux de fidélisation et de conversion des clients.

En ce qui concerne l'un des trois appelants qui raccroche avant d'atteindre un représentant de l'entreprise, assurez-vous que le message d'accueil professionnel contient suffisamment d'informations pour que son appel en vaille la peine.

Considérez que neuf clients sur dix éprouvent de la frustration lorsqu'ils tentent de contacter une entreprise.

Lisez la suite pour obtenir des informations précieuses sur la prise de décision avant d'enregistrer les messages répondeur professionnel pour votre marque.

1. Écrire votre script de messagerie vocale

Avant de pouvoir enregistrer des messages d'accueil professionnels et constructifs pour votre entreprise, vous devez d'abord élaborer un script.

Passer du temps à connaître votre client et les informations qu'il recherche lorsqu'il appelle votre entreprise est un investissement qui sera rentable à long terme.

La première étape de la rédaction d'un script de messagerie vocale consiste à répertorier les principales raisons pour lesquelles vos clients appellent et les informations que vous souhaitez fournir dans votre message d'accueil.

Cette liste doit être compilée en catégories organisées en fonction des besoins et de l'urgence.

Selon la nature de votre entreprise, des informations spécifiques peuvent même être requises par la loi, telles que les services d'urgence ou les numéros de téléphone antipoison.

Vient ensuite la partie consistant à proposer des options de menu pertinentes aux appelants. Il est préférable de trouver le bon équilibre ici et de ne pas exagérer avec trop d'options qui peuvent sembler déroutantes et longues pour les appelants.

Utiliser le bon ton et la bonne musique, tenir les appelants informés et adapter chaque messagerie vocale à votre entreprise sont d'excellents conseils à garder à l'esprit lors de la rédaction de votre script.

Cliquez ici pour un examen approfondi de certaines erreurs courantes à éviter dans vos messages d'accueil professionnels. Ces conseils vous feront économiser beaucoup de temps et de ressources tout en enregistrant les salutations de manière professionnelle.

2. Utilisez des voix off professionnelles pour votre messagerie vocale

Une fois le script en main, le processus de recherche de comédiens de voix off pour enregistrer vos scripts de voix off commence.

Il existe de nombreuses applications pour les scripts de voix off tels que le contenu vidéo, les annonces et les instructions ou pour remplir le temps d'attente en attente.

Vous avez également besoin de scripts de voix off pour répondre aux questions fréquemment posées sur votre hotline et votre site Web et pour communiquer les options de menu aux appelants.

Après la pandémie de Covid-19, les clients affichent une nette préférence pour les voix off humaines plutôt que pour les voix mécaniques ou artificielles.

La voix qui parle à vos clients en votre nom doit être en phase avec votre image de marque et votre vision en tant qu'entreprise.

Des scripts de voix off bien enregistrés sont un excellent moyen de trouver un écho auprès de votre public et de créer des liens émotionnels en donnant une voix humaine à votre marque.

Faire appel à un professionnel pour enregistrer vos scripts de voix off garantit que votre message est entendu clairement et enregistré sur un équipement de haute qualité, ce qui vous permet d'économiser du temps et de l'argent à long terme.

La demande de comédiens de voix off augmente à mesure que les entreprises réalisent le potentiel des scripts de voix off enregistrés par des professionnels pour leur entreprise.

Jetez un œil à ces 5 avantages de l'utilisation d'une voix off professionnelle pour savoir comment vous pouvez les exploiter en faveur de votre entreprise.

3. Choisissez entre homme et femme pour vos voix off de messagerie vocale

Votre choix de comédien de voix off masculin ou féminin peut avoir un impact sur la façon dont les appelants reçoivent les messages d'accueil de votre messagerie vocale professionnelle et sur la façon dont votre script de messagerie vocale professionnelle finit par sonner.

Le sexe, l'âge et l'origine ethnique peuvent tous faire une différence dans la façon dont les clients percevront le message d'accueil de votre messagerie vocale professionnelle.

Le marketing vidéo est également en hausse, et à juste titre.

Selon certaines statistiques, le marketing vidéo peut augmenter vos revenus de 80 % en plus d'accroître la notoriété de la marque.

Mais les dépenses en marketing vidéo à elles seules pourraient ne pas magnétiser ces bénéfices, à moins que le comédien de voix off que vous choisissez ne contribue à faire passer le message de votre marque. Ainsi, incitant davantage l'importance de choisir le bon représentant audio pour votre entreprise.

C'est là que, Amazing Voice peut vous aider à prendre de meilleures décisions plus éclairées pour votre marque, du script de messagerie vocale professionnel au choix des bons professionnels pour l'accueil de votre messagerie vocale professionnelle.

Considérez que l'assistance vocale devrait devenir une industrie de 3,42 milliards de dollars cette année. Par conséquent, la voix que vous choisirez devra se démarquer des autres bruits pour se connecter avec votre auditeur.

Comment tu fais ça? En recherchant quelle voix de genre convient le mieux à votre marque.

Le choix du comédien de voix off dépendra également du genre de votre entreprise et du type de message de marque que vous souhaitez présenter.

Des voix féminines apaisantes qui se sont révélées mieux perçues en période de fortes tensions aux voix masculines autoritaires et plus uniformes, chacune a ses avantages et ses inconvénients uniques.

L'objectif principal est de créer une connexion personnelle et de rendre vos scripts de voix off plus humains.

Le comédien de voix off qui accomplit cela variera d'une marque à l'autre en fonction de plusieurs facteurs.

Ce lien vous aidera à choisir entre homme et femme pour vos salutations en voix off. En plus de comparer les avantages et les inconvénients de choisir l'un ou l'autre pour vos voix off.

4. Utilisez de la musique dans votre messagerie vocale

Un autre élément notable de votre script de messagerie vocale professionnelle est la sélection de musique de fond ou intermédiaire jouée dans vos messages d'accueil de messagerie vocale professionnelle.

Essayez autant que possible de réduire le temps d'attente, il y aura des cas où votre appelant devra être diverti en attendant d'être transféré vers un service ou une personne concernée.

Dans de tels cas, le silence ou les parasites du téléphone ne feront rien pour améliorer l'expérience de votre appelant. Cela augmente également les chances qu'ils deviennent les 90% des appelants qui déconnectent l'appel lorsqu'ils sont confrontés au silence.

Comme si cela ne suffisait pas, la même enquête révèle qu'un tiers de ces appelants ne rappelleront plus l'entreprise après avoir été accueillis par le silence.

80 % des clients estiment que l'expérience offerte par une entreprise est un facteur aussi important que les biens et services offerts par les entreprises. La musique d'attente est un petit moyen d'améliorer cette expérience.

Ce sont beaucoup d'appels et d'affaires que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer simplement en raison de l'absence de musique d'attente ou de fond.

Qu'il s'agisse de voix off ou de messages d'accueil de messagerie vocale professionnelle, la musique définit l'ambiance et le ton de votre message et peut être utilisée pour ajouter un aspect d'humour, d'inspiration ou de sobriété.

En plus d'améliorer la fidélisation de la clientèle, la recherche révèle que la musique d'attente bien aménagée peut aider à modifier l'évaluation du temps de l'appelant et à faire paraître le temps d'attente plus court.

Au moins, la musique permet aux appelants en attente de savoir que leur appel est toujours connecté.

La sélection correcte de la musique peut aider à décrire les messages sans avoir besoin de mots et doit donc être sélectionnée avec autant de délibération que votre script de messagerie vocale professionnel.

Aiguiser vos compétences en matière de sélection musicale peut prendre quelques essais et erreurs.

Rendez-vous ici pour obtenir d'excellents conseils sur la sélection de la meilleure musique d'attente pour les messages d'accueil de votre messagerie vocale professionnelle, ce qui vous évitera de réinventer la roue.

5. Exemples de messagerie vocale gratuits que vous pouvez utiliser

En ce qui concerne les messages d'accueil professionnels de la messagerie vocale, la frontière entre un son formel et monotone est fine.

Les messages d'accueil de la messagerie vocale professionnelle doivent trouver un équilibre entre un son autoritaire et courtois tout en restant suffisamment amical pour se connecter avec l'appelant à un niveau personnel, avec une touche d'humour pour faire bonne mesure.

Ces facteurs peuvent rendre la création de salutations et de scripts de voix off intimidante en raison de leur rôle important dans votre plan de service client global.

Voici quelques exemples de salutations à essayer pour la taille ; ils peuvent vous aider à vous orienter dans la bonne direction et servir de modèles pour baser vos salutations professionnelles personnalisées :

N'oubliez pas de ne pas stagner avec un seul script de messagerie vocale professionnel. Changez les choses pendant la période des fêtes ou laissez les événements locaux vous inspirer pour ajouter de l'humour à vos salutations.

C'est un excellent moyen de se connecter davantage avec la clientèle locale et de faire partie de la communauté que vous souhaitez servir.

Message d'accueil standard

Vous avez atteint [nom de l'entreprise ici]. Nous apprécions que vous nous contactiez ! Nous sommes ouverts de 8h à 19h tous les jours de la semaine.

Message d'accueil de ligne personnelle

Salut! Je suis [nom de l'employé] chez [nom de l'entreprise]. Je suis absent pour le moment et vous rappellerai dès que possible. Veuillez laisser votre nom, message et numéro au bip.

Message d'accueil pour les petites entreprises

Vous avez atteint les boulangeries [nom de l'entreprise] ! Pour réserver un gâteau personnalisé pour votre occasion spéciale, appuyez sur le 1. Pour obtenir plus d'informations sur nos pâtisseries, appuyez sur le 2. Si vous souhaitez visiter notre boutique, nous servons de la fraîcheur et du café chauds au four tous les jours de 6h00 à 19h00.

Message d’accueil d'affaire

Salut! Il s'agit de maçonnerie [nom de l'entreprise]. On dirait que nos représentants sont tous liés en ce moment. Pour les commentaires et les questions des clients, envoyez-nous un email à [l'adresse e-mail du service client]. Découvrez nos dernières réalisations de maçonnerie et de re-carrelage sur notre site www. [Nom de l'entreprise] travaux de maçonnerie.com

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Le paysage commercial d'aujourd'hui en est un avec des changements rapides, en constante évolution pour garder votre marque pertinente et la faire ressortir peut s'avérer être un élément fondamental pour le succès de votre entreprise.

Les voix off peuvent ouvrir de nouvelles frontières pour votre entreprise et contribuer à son expansion de manière dynamique. Les messages d'accueil professionnels de la messagerie vocale vous permettent de fournir ce dont vos clients ont besoin et d'optimiser le temps pendant lequel vous êtes absent.

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