Top 10 des meilleurs messages vocaux professionnels

Les premières impressions comptent.

Le pouvoir durable des premières impressions est si bien connu; c'est presque un cliché.

Nous le savons lorsqu'il s'agit d'entretiens d'embauche, de faire une présentation ou d'un argumentaire de vente, d'aller à ce premier rendez-vous.

Dans chaque cas, les gens vous évalueront rapidement et peut-être même inconsciemment.

Vos vêtements, votre posture, votre apparence, votre voix - tout fournira des indices qui évoqueront la confiance, de l'assurance ou le contraire.

Et les premières impressions donnent souvent le ton à la relation qui sera difficile à changer.

En ces temps chargés, votre message d'accueil peut être la première chose qu'un client potentiel entend.

Il s'ensuit que vous voulez vous assurer que les messages d'accueil de votre entreprise laisseront la bonne impression.

Et quelle est la bonne impression?

Généralement, vous voulez que vos salutations soient professionnelles et courtoises.

C'est l'exigence minimale.

Mais saviez-vous que vos messages d'accueil peuvent en faire bien plus?

Vos messages d'accueil vous offrent une excellente occasion de donner une personnalité à votre marque de commerce et de vous offrir des opportunités de faire connaître aux appelants des promotions spéciales ou de nouveaux produits.

L'astuce, bien sûr, est de faire passer votre message de manière claire, concise et professionnelle.

Vous devez être concis et clair, ce qui signifie que votre script doit être conçu avec soin.

Vous avez besoin du bon ton de voix, et si vous lisez un script, vous voulez vous assurer que votre voix ne sonne pas robotique ou monotone - vous voulez que la marque de commerce de votre entreprise ait une personnalité.

Ainsi, comme vous pouvez le voir, le message d'accueil de la messagerie vocale de votre entreprise peut être une excellente occasion de faire valoir vos atouts auprès des clients et de promouvoir votre entreprise dans le processus.

Bien sûr, beaucoup de choses peuvent mal tourner, conduisant à une mauvaise première impression et éventuellement à la perte d'interaction.

À présent, nous espérons que vous en conviendrez que les messages d'accueil professionnels sont importants et méritent un investissement en temps et en efforts.

Mais cela ne doit pas être un processus stressant.

Dans cet article, nous vous fournirons dix exemples de messages vocaux professionnels pour vous démarquer de manière positive.

Chaque exemple aborde un scénario spécifique - et commun - et vous permet de laisser un message qui créera une excellente première impression.

N'oubliez pas que l'enregistrement de votre message vocal professionnel peut être une excellente occasion de faire valoir vos meilleurs atouts auprès des clients et de promouvoir votre entreprise dans le processus.

Nous avons rassemblé 10 des meilleurs messages d'accueil pour les entreprises que nous ayons pu trouver.

Notre objectif est de démystifier cette forme de communication délicate, que nous détaillons à la fin de cet article.

Mais d'abord, il sera utile de passer en revue quelques suggestions générales à garder à l'esprit si vous prévoyez d'écrire un message d'accueil pour votre entreprise.

Meilleures pratiques pour les messages d'accueil vocaux

Avant de révéler nos exemples de scripts, nous pensons qu'il est impératif que vous compreniez les concepts qui les englobent.

Étant donné que vous modifierez probablement le message d'accueil de votre messagerie vocale professionnelle régulièrement, il est bon de savoir ce qu'il faut inclure et ce qu'il faut omettre.

Voici quelques éléments que nous avons trouvés les plus utiles à garder à l'esprit lors de l'enregistrement des messages d'accueil professionnels:

Soyez clair et concis

Il est essentiel que votre message d'accueil professionnel soit bref et précis.

Personne ne veut écouter un long message d'accueil.

Parfois, la personne qui appelle aura un grief, et la dernière chose que vous voulez est d'aggraver les choses en essayant sa patience.

Dans votre salutation, allez droit au but et restez concis.

Un peu d'humour va très loin

Si votre message d'accueil est chaleureux, c'est génial, car il donne une touche personnelle à votre entreprise.

Mais assurez-vous que votre humour reste professionnel et approprié.

Vendez vos produits ou services

N'oubliez pas de promouvoir vos services, les offres spéciales en cours ou un peu de contexte dans votre message d'accueil.

Veillez à le faire avec parcimonie; vous ne voulez pas que cela ressemble à une publicité à part entière.

Pensez à vos messages vocaux professionnels comme une opportunité pour développer votre marque de commerce.

Soyez bref, mais une phrase bien placée sur les promotions en cours peut garder vos clients engagés lorsqu'ils appellent.

Demandez des détails

N'oubliez pas le but d'un message vocal!

Vous devez savoir qui appelle, pourquoi ils appellent et ce qu'ils aimeraient ou ce qu’ils ont besoin de votre entreprise.

Assurez-vous de demander aux appelants d'inclure toutes ces choses et toute autre information pertinente dans leurs messages.

Bien sûr, cela inclut leurs coordonnées de retour - votre équipe devra être en mesure de répondre à leur message.

Évitez les clichés

Ne dites pas: «Votre appel est important pour moi / nous».

Les clients ont entendu cette ligne depuis l'aube des messages vocaux professionnels.

Cela sonne faux.

Utilisez la règle «à montrer, pas à dire ». en rendant votre message d'accueil clair, concis et informatif pour montrer au client qu'il compte.

Si l'appel était si important, il n'aurait probablement pas été envoyé à la messagerie vocale en premier lieu.

Évitez de paraître guindé ou robotique.

Vous voudrez peut-être penser à embaucher un doubleur et à investir dans des voix off professionnelles pour vos messages vocaux pour les entreprises afin de vous assurer de profiter au maximum de cette opportunité vitale de présenter votre entreprise.

Des voix off professionnelles garantissent que le message aura le bon ton.

La lecture d'un script est essentielle si vous voulez garantir un message clair et concis, mais tout le monde ne peut pas offrir la bonne performance pour la bande d’enregistrement.

10 scripts d'accueil de la messagerie vocale

Maintenant que vous connaissez les principes de notre philosophie d'accueil de messagerie vocale, il est temps d'examiner de plus près certains exemples standard et de bonnes pratiques que vous pouvez utiliser pour votre entreprise.

Tous ces exemples de scripts ne servent pas le même objectif.

Vous voudrez choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins pour le moment, que vous partiez pour les vacances ou que vous fassiez un gros effort marketing.

Avec tous nos choix, nous sommes convaincus que vous en trouverez un qui vous servira bien, surtout si vous voulez qu'un professionnel l'enregistre pour vous.

Jetez un œil à chacun d’eux pour déterminer celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Ensuite, lisez-les à haute voix, enregistrez-les et écoutez-les vous-même si vous en avez besoin.

Vous voudrez peut-être également que d'autres membres de votre personnel fournissent des commentaires ou des suggestions, en particulier les membres de votre équipe qui sont en lien direct avec les appels de votre service client.

1. « Bonjour, vous êtes bien sur la boîte vocale de [votre nom] chez/à [nom de votre entreprise]. Désolé de ne pas pouvoir prendre votre appel. Si vous entendez ce message, c’est que je suis exceptionnellement occupé aujourd’hui, mais je vous rappellerai dès que possible. Merci de me laisser votre nom, votre numéro de téléphone et un bref message pour m’indiquer comment je peux vous aider. Merci ! »

Ce « exceptionnellement occupé » indique à votre appelant que vous travaillez ardemment mais que son message reste une priorité pour vous.

2. C’est [votre nom], le/la [votre titre ou fonction] chez/à [nom de votre entreprise]. Je suis déjà en ligne pour aider nos autres clients sur l’ouverture de notre opération [nom de votre vente ou opération saisonnière], ou occupé sur [activité relative aux produits ou services de votre entreprise]. Laissez-moi votre message et je vous rappellerai dès que possible. Merci pour votre appel/votre confiance ! »

Ce second exemple propose une façon naturelle de mentionner des opérations ou promotions en cours et de promouvoir indirectement les produits ou services spécifiques que vous souhaitez mettre en avant.

3. « Vous êtes sur la boîte vocale générale de [nom de votre entreprise]. Nous sommes situés à [votre ville] au [adresse de votre entreprise], [indications spécifiques sur la rue ou repères géographiques]. Nous vous accueillons du [vos jours d’ouverture], de [heures d’ouverture]. Vous trouverez toutes les informations sur nos produits et nos services sur notre site [adresse de votre site web]. Pour toute autre question, merci de nous laisser votre message et nous vous rappellerons très rapidement. »

Dans cet exemple, on trouve un message passe-partout à utiliser lorsque votre réceptionniste ou assistant administratif est absent/indisponible. Il communique toutes les informations générales dont un appelant a besoin pour le guider dans sa recherche d’aide.

4. « Vous êtes bien chez/à [nom de votre entreprise]. En raison de [circonstances particulières], nous sommes contraints de [action particulière]. Nous sommes conscients de ce désagrément pour notre clientèle, que nous déplorons également. Soyez certain que nous mettons tout en œuvre pour [action spécifique pour compenser ce désagrément]. Pour rester informé sur l’évolution de cette situation, merci de consulter [nom de votre site web] et inscrivez-vous pour recevoir notre newsletter ou nous laisser un message et nous reviendrons vers vous dès que possible avec de plus amples détails. À nouveau, nous vous présentons nos excuses et vous remercions pour votre compréhension. »

Utilisez ce message d’accueil en cas de circonstances négatives imprévues pour aider à minorer le désagrément pour vos interlocuteurs.

5. « Vous êtes chez/à [nom de votre entreprise]. Tous nos conseillers de vente sont actuellement en ligne avec nos clients, mais nous mettons tout en œuvre pour vous rappeler dès que possible. Pour connaitre nos tarifs ou le statut de votre commande, merci de consulter [nom de votre site web]. Vous pouvez également nous laisser votre message avec votre nom, votre numéro de téléphone et les informations de votre commande après le bip. »

Ce message est particulièrement utile pour les processus/les suivis de ventes/commandes.

Lorsque vos conseillers rappelleront le client, ils auront ainsi toutes les informations pertinentes à disposition.

De cette façon, la vente se fait de façon fluide et ils peuvent passer à d’autres dossiers rapidement.

6. « Vous êtes chez/à [nom de votre entreprise]. Nous sommes actuellement fermés. Nous sommes ouverts de [heures d’ouverture], du [vos jours d’ouverture]. Nous sommes fermés le/les [vos jours de fermeture]. Merci de nous laisser votre message avec votre nom, votre numéro de téléphone et toute autre information utile. Nous vous rappellerons dès la réouverture de nos services/bureaux. Merci de votre appel. »

Comme vous le voyez, ce message d’accueil professionnel est similaire à celui du réceptionniste absent, mais en plus inclusif.

Utilisez-le lorsqu’absolument personne n’est présent dans l’entreprise.

7. « Vous êtes bien chez/à [nom de votre entreprise]. Nous sommes heureux d’annoncer que nous avons récemment reçu le [nom du prix] par le/la [nom de l’organisme qui remet le prix] ! Nous sommes fiers d’offrir le(s) meilleur(s) [service(s) ou produit(s)] dans notre domaine/filière. Nous sommes désolés de ne pouvoir prendre votre appel à cet instant. Merci de nous laisser votre message et nous vous rappellerons très rapidement. »

Ce message vous permet de mettre en avant des actions ou des récompenses récentes.

8. « Vous pouvez également me joindre par sms, email, Facebook, Twitter, LinkedIn, ou via le formulaire de contact sur notre site web. »

Vous pouvez inclure autant de formes différentes de contacts que vous le souhaitez dans votre message d’accueil.

9. « Vous êtes bien sur la boîte vocale de [votre nom] chez/à [nom de votre entreprise]. Merci pour votre appel. Désolé de ne pouvoir vous répondre. Merci de me laisser votre nom, numéro de téléphone et un bref message, je vous rappellerai au plus vite. »

Ce message d’accueil est court, sympathique et sa petite notion d’excuse ajoute une touche personnelle.

10. « Bonjour, vous êtes bien sur la boîte vocale de [votre nom], [titre/fonction]. Si votre appel concerne [problème/sujet spécifique], vous trouverez toutes les informations via/en [instructions spécifiques]. En raison de [nature de la raison], il (m’)est impossible de répondre directement à vos questions sur ce problème/sujet. Pour plus d’informations, merci de consulter la FAQ sur notre site web. Si vous n’y trouvez pas la réponse à votre question, merci de nous rappeler en composant le [extension] pour une assistance immédiate par nos réceptionnistes. Vous pouvez également me laisser votre message et je vous rappellerai le plus rapidement possible. Merci. »

Notre dernier message d’accueil pour les entreprises est celui à utiliser lorsque vous souhaitez dissuader vos appelants de laisser un message, par exemple, lorsque vous traitez les demandes de renseignements des postulants à votre entreprise.

Nous espérons que vous avez trouvé ces messages vocaux pour les entreprises informatives, voire totalement utilisables pour vos besoins!

Si vous cherchez à franchir une nouvelle étape dans le professionnalisme de la messagerie vocale, consultez nos tarifs pour les services d'enregistrement vocal.

Obtenir vos voix off et vos messages d'accueil pour les entreprises n'a jamais été aussi simple.

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