7 conseils professionnels pour créer des messages vocaux professionnels parfaits

Tout propriétaire d'entreprise sait que la meilleure façon de trouver et de conserver un client est de lui parler directement.

Bien que les e-mails et les SMS soient de plus en plus populaires, de nombreux clients signalent toujours que parler avec un propriétaire d'entreprise au téléphone est ce qui les rend plus susceptibles d'acheter un produit.

Mais en tant que propriétaire d'entreprise occupé, ce n'est pas toujours possible.

Créer un message vocal professionnel pour accueillir vos clients lorsque vous êtes absent est le meilleur moyen de vous aider à fidéliser vos clients et à développer votre entreprise vers de nouveaux sommets.

Vous voulez apprendre à créer les meilleurs messages répondeurs possibles ?

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les messages répondeurs et les conseils de pro pour créer le message parfait pour votre entreprise.

Que dire sur un message vocal professionnel ?

Contrairement à un appel téléphonique, un message vocal est quelque chose que les clients permanents et les nouveaux clients entendront lorsqu'ils essaieront de joindre votre entreprise, mais aucun représentant n'est disponible.

C'est pourquoi il est si important de concevoir une messagerie vocale qui répondra à toutes les questions de vos clients potentiels, tout en les faisant se sentir valorisés.

Avant tout, sachez qu'un message téléphonique doit être clair et informatif, mais aussi pas trop long pour que vos clients raccrochent avant de laisser leurs informations.

Votre message vocal doit également être convivial, ce qui peut être difficile si vous essayez d'en enregistrer un vous-même.

Embaucher un doubleur qui a une voix naturellement amicale peut vous aider à y parvenir avec beaucoup moins de stress que si vous essayez de l'enregistrer vous-même.

De plus, bien qu'il puisse être tentant de commencer à vendre votre produit à votre client via le message téléphonique, sachez que si vous avez plus d'un produit, cela peut en fait effrayer un client potentiel.

Au lieu de cela, concentrez-vous sur des informations générales telles que le nom de votre entreprise et d'autres moyens de vous contacter, le cas échéant.

Vous devez inclure des informations sur le moment où vous pouvez éventuellement retourner l'appel.

Par exemple, cela pourrait inclure les heures d'ouverture, en mentionnant les heures de déjeuner ou d'autres périodes de midi lorsque vous n'êtes pas disponible.

Si votre entreprise fournit des services d'urgence en dehors des heures normales de bureau, cela doit également être mentionné dans vos messages téléphoniques.

Avez-vous des idées sur ce que vous pourriez vouloir inclure dans votre message vocal?

Regardez quelques-uns des conseils ci-dessous pour commencer.

7 conseils de pro pour les messages d’attente téléphonique

1. Soyez unique

Bien qu'il puisse sembler facile de dire le nom de votre entreprise, puis de demander à un client de laisser son nom et son numéro afin que vous puissiez le rappeler, c'est ennuyeux et exagéré.

Mais cela ne signifie pas non plus que vous devez devenir fou avec vos messages d'accueil.

Au lieu de cela, travaillez pour trouver le juste milieu, quelque chose d'unique, d'excitant, mais toujours facile à comprendre et qui va droit au but.

Pour éviter les erreurs lorsqu'il s'agit d'être unique, écrivez votre script à l'avance, puis lisez-le à haute voix à vous-même et aux membres de votre famille (ou collègues).

Ils peuvent vous dire si le message vocal semble professionnel tout en suscitant leur intérêt.

Si vous avez du mal à être unique, il peut être utile d'engager quelqu'un pour écrire votre scénario à votre place.

Il peut également être utile de consulter les messages d'accueil d'entreprises similaires à la vôtre, car ils peuvent vous montrer des moyens uniques d'attirer l'attention de votre client auxquels vous n'aviez peut-être pas pensé auparavant.

Si vous cherchez à écrire un message vocal à diffuser pendant que les clients attendent en attente, vous devriez également envisager d'ajouter une musique d'attente unique, car cela peut aider à rompre la monotonie et empêcher le client de raccrocher.

2. Gardez-le en moins de 30 secondes

La durée d'attention moyenne diminue.

De nombreux professionnels des études de marché estiment que la durée d'attention moyenne des consommateurs ne représente qu'un tiers de ce qu'elle était auparavant.

Par conséquent, plus vous pouvez conserver votre message téléphonique pendant une courte période, mieux c'est.

N'oubliez pas que ce n'est pas le moment de vendre votre produit, mais plutôt de donner au client toutes les informations dont il a besoin pour vous contacter.

Tenez-vous-en autant que possible aux informations de base, ainsi qu'à une estimation du moment où vous recontacterez votre client.

Même si vous ne pouvez pas retourner leur appel pendant 1 à 2 jours ouvrables, indiquez-le dans le message vocal, de cette façon, ils seront préparés pour votre retour d'appel lorsqu'il arrivera et ils n'auront pas l'impression d'avoir perdu leur temps le temps d’attendre.

Si vous voulez vraiment vendre vos produits aux clients pendant qu'ils appellent votre entreprise, envisagez de le faire via une voix off pendant la musique d'attente ou de numérotation.

3. Indiquez d'abord le nom de votre entreprise

Selon une enquête, l'individu moyen reçoit 23 erreurs de numérotation ou appels indésirables par mois.

À moins que votre entreprise ne dispose d'un numéro particulièrement unique, vous recevrez également des appels de spam ou des messages vocaux de personnes qui ont composé le mauvais numéro.

Indiquer le nom de votre entreprise dès le départ peut permettre à ces personnes de savoir qu'elles ont appelé le mauvais numéro avant qu'elles n'occupent un espace précieux dans la boîte vocale.

Sans oublier que la plupart des escrocs ne cherchent pas à atteindre une entreprise, mais plutôt quelqu'un qui ne sait pas ce qu'ils font.

Ainsi, indiquer le nom de votre entreprise au début de votre message vocal professionnel peut amener ces personnes à raccrocher sans perdre votre temps plus tard.

4. Souriez quand vous parlez

Les gens désirent un service amical, et s'ils entendent une voix monocorde lorsqu'ils laissent un message pour votre entreprise, cela ne les laissera pas penser très positivement à ce sujet.

La meilleure façon d'abandonner les messages vocaux professionnels monotones est de sourire pendant que vous enregistrez votre message.

Certaines personnes ont une voix qui sonne naturellement plus monotone que d'autres, ce qui peut compliquer l'enregistrement de leur propre messagerie vocale.

Lorsque c'est le cas, vous devriez envisager d'embaucher un comédien de voix off pour enregistrer votre message vocal pour vous.

De cette façon, lorsque les clients appellent, ils se sentent chaleureux et bienvenus plutôt que de s'ennuyer.

5. Parlez lentement et annoncez

Vous n'avez que trente secondes, ce qui peut vous laisser penser que vous devriez parler le plus vite possible afin d'insérer le plus d'informations possible dans votre message.

Bien que cela puisse sembler être une solution facile à la limite de temps, si vous parlez trop vite, votre client ne comprendra pas et il risque de raccrocher sans laisser de message.

Vous voulez opter pour la qualité et non la quantité en ce qui concerne les messages vocaux professionnels, car c'est ce qui vous aidera à fidéliser vos clients.

Après avoir écrit votre script, entraînez-vous plusieurs fois pour vous assurer que vous parlez lentement et clairement.

Vous voudrez peut-être même vous enregistrer et le rejouer à vos amis et à votre famille pour avoir des commentaires sur la rapidité avec laquelle vous parlez.

Si vous trouvez que vous n'arrivez pas à parler assez lentement, ou si vous devenez trop nerveux en pratiquant que cela vous fait accélérer, sachez qu'il est peut-être temps d'engager un comédien de voix off professionnel pour vous aider.

6. N'ayez aucun bruit de fond

Bien que la vie d'un propriétaire d'entreprise soit bien remplie, l'enregistrement de votre message vocal alors qu'il y a beaucoup de bruit de fond effraiera les clients potentiels.

Le bruit de fond lors d'un appel téléphonique n'est pas professionnel, et lors d'un message vocal, ce sentiment est décuplé, car les clients s'attendent à ce que vous preniez le temps de réenregistrer si le bruit de fond est trop important.

Le bruit comme les voitures, les gens ou même les sons de base du bureau empêchera votre client potentiel d'écouter les options du menu.

Ils peuvent sélectionner le mauvais message ou entendre quelque chose de manière incorrecte et décider de ne pas laisser de message du tout.

Si vous ne voulez pas perdre de clients à cause d'une erreur facile à corriger, prenez plus de temps pour enregistrer votre message téléphonique sans aucun bruit de fond.

Pour ceux qui ne peuvent tout simplement pas trouver un espace calme dans leur bureau ou à la maison, vous pouvez envisager d’embaucher un comédien de voix off professionnel, car ils peuvent souvent utiliser un studio ou une autre pièce insonorisée pour enregistrer votre messagerie vocale sans aucun bruit de fond.

7. Gardez votre message professionnel à jour

Il peut sembler facile d'enregistrer le message vocal parfait, puis de le laisser sur votre machine pendant des années et des années à venir.

Bien que ce soit facile, ce n'est pas ce qui convient le mieux à votre entreprise.

Vous devez vous assurer que votre messagerie vocale professionnelle est toujours à jour, en particulier parce qu'elle peut être un premier point de contact pour un client potentiel.

En règle générale, vous devez mettre à jour votre messagerie vocale chaque fois que les informations qu'elle contient ne sont plus correctes.

Par exemple, si vos horaires changent, il est temps de mettre à jour votre messagerie vocale.

Si un employé quitte ou est promu, assurez-vous que votre messagerie vocale le reflète.

Si les informations contenues dans votre messagerie vocale changent rarement, voire jamais, il est toujours judicieux de mettre à jour votre message vocal une fois tous les 1 à 2 ans afin de vous assurer que vous continuez à transmettre le meilleur message possible via votre messagerie vocale.

Exemples de messages vocaux pour les entreprises

Êtes-vous toujours perplexe lorsqu'il s'agit de rédiger le message vocal professionnel parfait pour votre entreprise ?

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples qui peuvent vous aider à démarrer.

Exemple de messagerie vocale de premier contact

Comme mentionné, vous ne serez probablement pas toujours là pour répondre à votre téléphone professionnel.

Voici un exemple de messagerie vocale qui peut vous aider à gagner un client même lorsque vous profitez de votre temps libre ou que vous êtes occupé avec un autre client.

"Nous sommes ravis que vous nous ayez contactés à ______. Bien que nous soyons tristes d'avoir manqué votre appel, veuillez laisser votre nom, votre numéro et le produit particulier qui vous intéresse et nous vous répondrons pendant nos heures normales d'ouverture de ________. Si vous appelez pendant nos heures normales d'ouverture, nous vous rappellerons sous peu.

Ce message peut être allongé pour inclure des extensions pour des services spécifiques si votre entreprise est exceptionnellement grande.

Il peut également être raccourci si vous souhaitez remplacer les heures d'ouverture et le temps de rappel par une simple estimation du moment où le client peut s'attendre à avoir de vos nouvelles.

Exemple de messagerie vocale d'absence du bureau

"Bonjour, c'est ______ avec ________ j'espère que vous passez une bonne journée. Je suis absent du bureau du _____ au _____. S'il s'agit d'une urgence, veuillez contacter ______ sinon laissez votre nom et votre numéro de référence et je vous rappellerai dès mon retour.

Bien que ce message particulier ne soit pas incroyablement unique, il n'a pas besoin de l'être, car il s'adresse davantage aux clients qui reviennent qu'aux nouveaux.

C'est un excellent message, car il inclut toutes les informations nécessaires dans un script qui peut être lu en 30 secondes. Il comprend également des informations de contact en cas d'urgence, ainsi qu'une idée du moment où l'appelant peut s'attendre à un retour d'appel.

Exemple de message vocal d'attente téléphonique

Prévoyez-vous de laisser vos clients en attente ?

Essayez ensuite un message vocal professionnel comme celui-ci.

"Nous sommes si heureux de vous servir ici à ______. Pendant que nous sommes occupés sur l'autre ligne, nous espérons que vous patientez quelques minutes afin que nous puissions vous parler. Vous êtes l'appelant _____. Besoin de raccrocher ? Appuyez sur _____ pour nous laisser un message et nous vous rappellerons !

Comme vous pouvez le voir, ce message donne beaucoup plus d'informations qu'un simple message "vous êtes l'appelant ____".

Mais il contient toujours des informations précieuses sur le moment où l'appelant peut s'attendre à parler à quelqu'un.

Nous vous recommandons de jouer de la musique d'attente téléphonique entre les relais de ce message pour de meilleurs résultats.

Dans l'ensemble, nous espérons que vous avez maintenant une excellente idée de la messagerie vocale pour votre entreprise.

Si ce n'est pas le cas, sachez que nous sommes toujours là pour vous aider.

Contactez-nous pour créer votre messagerie vocale professionnelle parfaite dès aujourd'hui.

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